Regra 1-3-5: conheça o método de produtividade que pode mudar sua vida

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As listas de tarefas são ótimas ferramentas de organização, cuja eficácia raramente é questionada. Porém só são eficazes quando usados ​​corretamente, e é aí que está o problema.

A verdade é que cerca de 40% das listas de tarefas que fazemos nunca são concluídas. O principal motivo é que superestimamos o que somos capazes de fazer. Nem sempre temos o mesmo nível de energia durante todo o dia e podemos lidar com distrações durante a jornada que atrapalham o foco.

O resultado de tudo isso é uma lista de tarefas que parece não acabar nunca. Diante deste problema, a regra 1-3-5 pode ser uma solução eficaz de estabelecer prioridades e facilitar a produtividade.

Neste post, você vai aprender mais sobre esta técnica.

O que é a regra 1-3-5?

Esta ferramenta de produtividade consiste em dividir as suas tarefas em ordem de prioridade: uma delas deve ser a maior de todas, três devem ser médias e cinco pequenas. 

Organizar suas atividades nesta ordem permite que você as enfrente de acordo com a importância e urgência de cada uma. Isso torna a realização do seu trabalho menos desafiadora.

Durante um dia, nem sempre é possível finalizar tudo o que consideramos ser importante. Sendo assim, é preciso ser realista sobre o que somos capazes de finalizar.

A estratégia 1-3-5 permite que você faça isso. Também equilibra sua lista de tarefas, para que não acabe “se afogando” na rotina e tenha mais tempo livre.

Como implementar a regra 1-3-5 na rotina?

Criar uma lista de tarefas usando a regra 1-3-5 não tem segredo: no início da semana, liste todas as atividades que você precisa realizar. 

Algumas delas podem ser “resquícios” da semana anterior. Se for um novo projeto que se estende por várias semanas, por exemplo, concentre-se apenas nas subtarefas daquela semana.

Compile tudo o que você precisa fazer, por menor que pareça (como responder um e-mail ou lavar a louça).

Depois de criar essa lista, classifique os itens de acordo com a importância. Para isso, crie uma seção para as tarefas principais, médias e secundárias.

Ao priorizar, leve em conta a quantidade de tempo que leva para concluir um determinado trabalho. Tarefas grandes, por exemplo, podem levar de 3 a 5 horas, enquanto as pequenas levam de 25 a 30 minutos. 

Considere também o esforço que uma atividade exige. Uma tarefa pode durar 2 horas, mas o esforço necessário para realizá-la é mínimo e você não sentirá cansaço ao finalizá-la.

Em seguida, você pode mover os itens da lista para sua lista de tarefas diárias. Escolha um da categoria “principal”, três das tarefas “médias” e cinco das “pequenas”. Repita o processo no dia seguinte.

Como evitar a sobrecarga de tarefas?

O seu planejamento pode (e deve) sofrer alterações quando necessário. Se recebeu um convite para um casamento e ir ao salão de beleza estava na lista em primeiro lugar daquele dia, não há problemas em cancelar uma tarefa de menor importância para ter tempo de se preparar.

Lembre-se: você é a pessoa que controla seu planejamento, e não o contrário.

Não seja rígido ao planejar suas atividades. Você pode deixar espaço em sua lista de tarefas para outras pequenas tarefas que podem surgir durante o dia. Se você não tiver trabalho suficiente para preencher a lista, poderá personalizá-la ao longo da semana.

Criar uma lista de tarefas efetiva e realista nem sempre é fácil, mas, ao ordenar suas obrigações por importância, você conseguirá se livrar da sensação de que não consegue fazer nada. 

A regra 1-3-5 é uma excelente forma de começar a estabelecer prioridades. Ao perceber que consegue realizar pelo menos uma tarefa importante todos os dias, aumentará seu nível de produtividade e motivação gradualmente.

Outra dica para facilitar seu fluxo de trabalho é classificar a tarefa menos agradável (ou mais difícil) como “grande”, ou seja: a primeira do dia. Esta técnica é conhecida como “engula o sapo”. Quer saber mais sobre ela? Veja o post que fizemos para te ensinar a implantá-la em seu dia!

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