O que fazer quando sua lista de tarefas é muito longa?

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Não importa quanto tempo em planejamento você possa investir em sua agenda, sempre há atividades sobrando para pouco tempo disponível? Sua lista de tarefas parece não ter fim?

Lidar com a ansiedade e a pressão de fazer tudo, principalmente quando você tem prazos de entrega para algumas tarefas pode ser um desafio, a ponto de te deixar com a sensação de estar perdido, sem saber por onde começar, ou até mesmo paralisado. Por mais estranho que possa parecer, é neste momento de vulnerabilidade que a gente se sente mais suscetível a procrastinar. 

Peter Bregman, autor do livro “18 Minutes: Find Your Focus, Master Distraction, and Get the Right Things Done” (ou: “18 minutos: encontre seu foco, domine as distrações e faça as coisas certas” em português) também sofria com o mesmo problema: uma lista de afazeres muito longa.

Bregman descobriu que a fórmula para finalizar nossas atividades e sentir satisfação no final do dia dificilmente está nos conselhos que costumamos ouvir, como se esforçar mais, fazer um checklist longo ou tirar inspiração de redes sociais corporativas. 

Neste post, vamos ter acesso a algumas dicas eficazes de verdade para lidar com este sentimento de sobrecarga, sem prejudicar sua produtividade.

Estabeleça prioridades com clareza

Se você não sabe o que importa, como pode se concentrar em alguma coisa? Tudo parecerá urgente e importante, e é aí que você pode ter aquela sensação de não saber por onde começar. 

Por outro lado, se você já sabe o que é mais importante, já está à frente do jogo. Concentre-se apenas nisso. O resto pode esperar. 

Deixe claro o que é importante para você. Faça uma lista das tarefas mais urgentes e importantes antes de cada semana começar, para facilitar o estabelecimento de prioridades. Vale a pena gastar alguns minutos com essa organização.

Se você puder obter clareza sobre o que é importante e no que deve se concentrar hoje, isso o tornará muito mais produtivo. É melhor do que passar o dia “apagando incêndios”, ou pulando de uma tarefa para outra sem finalizar nenhuma delas.

Seja minimalista

Caso definir as prioridades não seja uma tarefa fácil, Bregman elaborou uma solução para este problema ao transformar uma lista de mais de 50 afazeres em apenas uma tarefa. “A lista de uma tarefa reflete uma escolha estratégica sobre qual será seu próximo passo”, diz ele.

Para isso, pense na meta mais importante que você gostaria de cumprir (não apenas qual será a mais fácil). Anote-a em um planner ou post-it. Tenha em mente que ela precisa ser cumprida em questão de horas, por isso, se for muito grande (como escrever um livro) desmembre-a em metas menores (escrever uma página).  

Assim que finalizar, repita o processo com outras metas do dia.

Mude a forma como você enxerga o trabalho

Pense em sua lista de tarefas neste momento. O que você sente? Estresse? Desânimo? Nervosismo? Isso é um sinal de que você as encara como um fardo dentro de sua cabeça.

Se você se sentir pressionado, pode ver suas tarefas como uma forma de decepcionar as pessoas ou a si mesmo, caso elas não sejam feitas. Dessa forma, sua lista de tarefas se transforma em uma lista de falhas em potencial. E é claro que será estressante olhar para ela!

Como você pode mudar a forma com que se relaciona com suas tarefas?

Adote estes mantras: 

  1. “Estou totalmente comprometido com esta tarefa porque ela é extremamente importante para mim, então vou criar um espaço sagrado de 30 minutos hoje para estar totalmente focado nela”.
  2. “Esta tarefa é uma oportunidade para eu servir alguém com quem me importo”.
  3. “Vou fazer esta tarefa para demonstrar gratidão pelo salário que recebo todos os meses”.
  4. “Estas tarefas são um campo de treinamento para eu praticar o foco e os meus níveis de conhecimento sobre o assunto x”.

Encontre os seus motivos para fazer o que faz todos os dias e deixe que eles te motivem.

Limite suas expectativas

Resista a tentação de enxergar as suas atividades como um conjunto enorme de afazeres que vão tomar seu tempo livre. Em vez disso, foque apenas em uma coisa de cada vez, seguindo suas prioridades.

O perfeccionismo pode te atrapalhar enquanto estiver trabalhando com prazos apertados. Por isso controle as suas expectativas (tanto boas quanto ruins) para que elas não façam você se sentir mais pressionado nem influenciem suas ações.

Se você perceber que não conseguirá dar conta de tudo, não deixe o estresse te dominar. Aprenda a delegar tarefas, dizer “não” para novos trabalhos e priorize a qualidade das entregas do que você já tem para fazer.

Direcione seu foco

Com uma pequena lista de prioridades e uma boa relação com a atitude de executar cada uma delas, você já tem a estrutura física e psicológica que precisa para colocar a mão na massa!

O último desafio que precisa enfrentar para conseguir focar em uma coisa de cada vez é eliminar as distrações. Também é preciso evitar realizar a troca constante de tarefas (parar para responder e-mails ou chats, verificar suas mensagens, notificações, etc.).

Duas dicas para facilitar esse processo: afaste seu celular (se possível, deixe-o em outro cômodo) e adote o método Pomodoro, intercalando o tempo de foco com breves pausas para conferir suas notificações, descansar ou fazer qualquer outra coisa que te deu vontade enquanto realizava sua tarefa principal.

Se você puder praticar o seu foco regularmente, verá que as distrações terão menos influência com o tempo, e a sobrecarga começa a diminuir.

Comemore o que foi feito

Quando tiver finalizado um item em sua longa lista de tarefas, não deixe de se recompensar, ainda que de forma simples (com um tempo de descanso, algo que você gosta de comer ou alguns minutos nas redes sociais). 

Celebrar suas conquistas é um bom hábito, pois te ajuda se sentir preparado para novos desafios e servirá como um estímulo para que seu cérebro entenda que a dedicação e o esforço valem a pena, pois são recompensados.

Agora que você já sabe como lidar com a sua lista de tarefas sem se deixar levar pela ansiedade, que tal aprender um pouco mais sobre o estabelecimento de prioridades no seu dia e facilitar a sua gestão de tempo?

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