O que é workflow e por que você deve usá-lo para se organizar

Compartilhe:

Compartilhar no facebook
Compartilhar no linkedin
Compartilhar no twitter
Compartilhar no email

A maior parte das atividades que realizamos no dia a dia, tem seu tempo e uma determinada maneira correta de ser executada. Por exemplo: você já viu uma pessoa que não sabe cozinhar tentando fazer um bolo?

Por mais simples que essa tarefa pode parecer, todo o processo envolve diversas técnicas e detalhes que devem ser levados em conta (como o ponto da massa, a temperatura do forno, a quantidade certa de cada ingrediente). Caso contrário, os resultados podem dar errado e há o risco de se comer uma massa dura, insossa ou queimada.

Se você reparar bem, pode perceber que fazer um bolo é um processo, com etapas que começam desde a ida ao supermercado para a escolha de bons ingredientes, até o momento em que o garfo é espetado na massa dentro do forno, para conferir se já está totalmente assada.

Provavelmente, sua avó concordaria com a afirmação de que um determinado fluxo de tarefas precisa ser cuidadosamente seguido no momento de preparo de um bolo. Isso é: existe um workflow para prepará-lo.

Neste post, você vai entender melhor o que é workflow e como este conceito pode mudar a forma com a qual você se organiza. Vamos lá?

Afinal, o que é workflow?

A palavra “workflow” é de origem inglesa e sua tradução significa “fluxo de trabalho”. 

Um fluxo de trabalho, por sua vez, é uma sequência de processos necessários para que um processo ou trabalho passe do seu início à conclusão. Basicamente, é o método que você cria para fazer suas atividades, como assar um bolo.

Essas atividades podem ser qualquer coisa: de uma lista de tarefas semanais a um projeto mais aprofundado, como escrever um livro, ou configurar um sistema no trabalho que seja capaz de automatizar pagamentos.

Na verdade, você provavelmente cria esses fluxos todos os dias, mesmo sem perceber.

Por que você deveria adotá-lo?

Quando o assunto é produtividade e planejamento diário, você pode nem perceber como sua vida seria mais fácil se você tivesse um workflow para seguir passo a passo. Imagine como seria ter uma receita de bolo para as atividades mais complicadas ou trabalhosas do seu dia.

Segundo o estatístico William Deming:

Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende e não há sucesso no que não se controla.

Neste contexto, o workflow é uma excelente maneira de exercer controle sobre seus processos diários, além de otimizar as atividades que você realiza, já que é mais fácil realizar mudanças que favoreçam a sua produtividade.

Como estruturar o workflow para a organização pessoal?

Existem diferentes tipos de workflows que são simples de executar e facilitam a organização pessoal, estruturados para que você não se esqueça de nenhuma tarefa ou compromisso.

No app Setta, o próprio planner pode ser usado como um Workflow. Cada tarefa presente no dia é agendada para um período específico (manhã, tarde ou noite) da semana. Os boxes com cada atividade são movidos por essas listas à medida que são reagendados ou concluídos.

Essas listas de tarefas devem ser fáceis de visualizar e entender para qualquer pessoa que acessá-las. Você também pode classificar as suas tarefas em status, como “a fazer”, “em andamento” e “concluída”.

Outra dica é criar tópicos com subtarefas dentro de uma atividade, para que os passos possam ser facilmente entendidos e seguidos.

Workflow + metodologias ágeis 

Muitas equipes adotam um processo de fluxo de trabalho ágil, que basicamente estrutura as tarefas do projeto em processos curtos (uma ou duas semanas), chamados de sprints.

Antes de entrar no período de sprint, todos os cartões de tarefas são enfileirados em uma “área de espera” chamada lista de pendências (o equivalente ao inbox, no app Setta).

Conforme o projeto avança, os cartões movem-se do Inbox para a lista de Sprints atuais. Daí, são trabalhados até o tempo planejado terminar.

Assim que o Sprint atual termina, o progresso é registrado e revisado. Assim, é possível refletir sobre os processos que deram certo e o que poderia ser melhorado. Ideias retrospectivas são executadas e o processo começa novamente com um novo sprint.

Agora que você já sabe o que é workflow e como implantá-lo em seu dia a dia com a Setta, está na hora de aprender um pouco mais sobre nosso aplicativo! Acesse nosso blog post para entender quais devem ser seus primeiros passos nessa jornada e conheça novas maneiras de organizar sua rotina.

SEGUNDA COM A SETTA

Comece sua semana recebendo nossa newsletter com os melhores hábitos e dicas sobre organização, produtividade e bem-estar.


Outros posts