Método Ivy Lee: como se organizar com uma técnica simples e centenária

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Em 1918, Charles Schwab (presidente da Bethlehem Steel Corporation, o maior construtor naval da época) era um dos homens mais ricos do mundo.

Antes disso, ele estava buscando uma vantagem sobre a sua concorrência. No seu processo de pesquisa de otimização de processos e formas de aumentar a eficiência de sua equipe, Schwab marcou uma reunião com um consultor de produtividade altamente respeitado: seu nome era Ivy Lee.

Schwab marcou uma reunião com Lee em seu escritório e solicitou uma forma de aumentar a produtividade de sua equipe. Logo após, perguntou quanto ele cobraria por isso.

Para sua surpresa, Lee não pediu nada além de 15 minutos com cada um dos executivos da empresa.

A estratégia parecia simples, porém logo após três meses, Schwab ficou tão satisfeito com o progresso de sua empresa que chamou Lee em seu escritório e lhe passou um cheque com o valor aproximado de 400 mil dólares, como forma de agradecimento. 

O que é o método Ivy Lee

Durante o tempo de 15 minutos que passou com cada executivo, Ivy Lee explicou a rotina necessária para alcançar o pico de produtividade em cinco passos.

  1. No final de cada dia de trabalho, ele deveria anotar as seis coisas mais importantes que deveriam ser realizadas amanhã (o executivo não poderia escrever mais de seis tarefas).
  2. As tarefas deveriam ser priorizadas em ordem de importância e urgência.
  3. Assim que o dia de trabalho começar, é recomendado se concentrar apenas na primeira tarefa. Então é preciso trabalhar até que a primeira tarefa seja concluída, antes de passar para a segunda.
  4. O resto da sua lista deve ser abordado da mesma maneira. No final do dia, todos os itens não concluídos podem ser movidos para uma nova lista de seis tarefas para o dia seguinte.
  5. O processo seria repetido durante todos os dias úteis.

    O método Ivy Lee parece não ser nada muito além de um sistema de prioridades bem simples. Sendo assim, o que o torna tão eficaz?

Por que o método Ivy Lee funciona

Mesmo parecendo simples demais para ser verdade, alguns fatores justificam a eficácia do método Ivy Lee.


Reduz a fadiga de decisão

A partir do minuto em que você se levanta até se deitar na cama novamente, terá que tomar muitas decisões durante o dia.

Escolher o modelo de roupa, o que comer no almoço, como responder a um e-mail….depois de algum tempo entre tantos julgamentos, o cansaço da decisão se instala. 

Até mesmo as pessoas mais racionais ficam mentalmente exaustas em algum ponto, mas uma lista de tarefas bem estruturada ajuda a evitar esse problema. Com a estratégia de Ivy Lee, você já sabe o que fazer no dia seguinte.

Impõe limites

Em alguns dias, é bem provável que você tenha mais de 6 tarefas para fazer, mas também é possível que nem todas elas sejam urgentes como você pensa.

O método é importante para te ajudar a impor um limite de atividades e encontrar o que realmente deve ser priorizado, evitando o burnout.

Te faz focar em uma coisa de cada vez

A sociedade moderna adora o multitasking, como se estar ocupado fosse sinônimo de ser mais produtivo.

A verdade é que ter menos prioridades leva a um trabalho mais focado e a razão é simples: você não pode ser ótimo em uma tarefa se estiver dividindo sua atenção constantemente entre outras 10 atividades ao mesmo tempo. 

Como usar o método Ivy Lee com o app Setta

Antes de tudo, é preciso aprender a diferença entre tarefas e prioridades.

  • Tarefas: são as atividades que precisam ser feitas no dia ( como passear com o cachorro, fazer exercícios, estudar). Elas fazem parte do seu planner e inbox. Você pode (e deve) adicionar quantas tarefas quiser no seu app.
  • Prioridades: são as tarefas mais importantes e/ou urgentes da sua rotina. É recomendado que você não adicione mais que 5 delas por dia no seu planner.

Sendo assim, siga os seguintes passos:

  1. Ao final de cada semana ou dia de trabalho, reserve um tempo para anotar até 6 coisas que você precisa fazer no dia seguinte.
  2.  Faça um ranking com esses itens por ordem de importância (do maior para o menor) e registre-os dessa forma em seu planner, de forma que a primeira tarefa seja a maior prioridade.
  3.  Quando chegar ao trabalho no dia seguinte, comece pela primeira tarefa, ou seja: a mais importante do dia. Trabalhe nela até finalizá-la. Só então, passe para a segunda tarefa. Este passo é semelhante a um método que já exploramos em nosso blog: o “engula este sapo!”.
  4. Faça o mesmo com o restante da sua lista. Ao final do dia, se houver algum item inacabado, mova-os para a lista do dia seguinte e amanhã inicie por eles.
  5.  Repita o mesmo processo todos os dias. As tarefas não urgentes devem ficar armazenadas em seu inbox e encaixadas nos dias em que o número de tarefas for menor (ou até o momento em que se tornam prioridades).

Agora que você já sabe tudo sobre o método Ivy Lee, que tal dar uma chance a ele hoje mesmo? Ao fim do horário de trabalho de hoje, experimente listar as 6 atividades mais importantes do dia seguinte e veja a diferença no seu dia a dia!


Para aproveitar ainda mais a sua experiência e evitar distrações, você pode conciliar esta técnica com outro método de produtividade: o pomodoro. Leia nosso artigo para aprender mais sobre ele e tirar todas as suas dúvidas!

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