Como criar um planejamento perfeito (de acordo com a ciência)

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Quando estamos falando do planejamento da nossa rotina, cada pessoa tem a sua própria definição de programação ideal. Mas será que há como criar um planejamento perfeito para todos os perfis?

A maioria das pessoas se enquadra em um dos dois campos: as reuniões, eventos, intervalos, tarefas e compromissos se amontoam no planejamento do primeiro grupo, enquanto o segundo, mais minimalista, têm muitos espaços em branco para que fiquem “livres” (pelo menos no papel) para imprevistos ou longos períodos de trabalho.

O problema é que ambas as formas de se planejar são terríveis para sua organização pessoal.

O excesso de programação não deixa tempo para nós mesmos. Além disso, quando sua agenda estiver sobrecarregada, até mesmo 15 minutos a mais em uma tarefa matinal pode deixar seu dia inteiro fora de sintonia.

O planejamento minimalista, por outro lado, não é fiel à sua vida real.

Uma boa programação diária é como um plano para uma vida de sucesso. Saber tudo o que estamos fazendo e quando, nos capacita com mais senso de propósito e foco.

Observando como nosso cérebro funciona e como pessoas de sucesso se organizam, podemos aprender as melhores maneiras de projetar nosso próprio dia perfeito, com respaldo científico. Quer ver só?

Passo 1: seja realista

Antes de qualquer outra coisa, você deve avaliar a rotina que tem hoje.

Faça uma lista com todas as atividades e hábitos da sua semana. Isso inclui o tempo que você gasta se deslocando em seu trajeto para o trabalho, se alimentando e descansando.

Você vai perceber que nem todos os dias parecem iguais, mas esse exercício te dará um ótimo ponto de partida sobre como sua semana realmente é. Se você for uma pessoa observadora, vai perceber como o seu bioritmo afeta a sua produtividade.

Passo 2: organize-se com base em sua energia

Como criar um planejamento não é fácil, muitos especialistas dedicaram boa parte da sua vida a estudar os fatores que podem (e devem) guiar este processo. Um deles é o autor Daniel Pink, reconhecido como uma autoridade em ciência comportamental. 

Alguns de seus artigos mostram que cerca de oitenta por cento da população experimenta um padrão comum de flutuações de energia e humor ao longo do dia: esses níveis tendem a aumentar pela manhã, diminuir à tarde e aumentar novamente no fim do dia. Você é uma delas?

Pense em seus níveis de energia ao longo de um dia normal. Pergunte a si quando faz seu melhor trabalho.

A maioria das pessoas acha que são mais produtivas de manhã, porque se sentem energizadas depois de uma boa noite de sono ou até mesmo depois do café.

Portanto, para elas, é melhor concluir as tarefas que exigem pensamento crítico ou criativo o mais cedo possível.

Passo 3: pense em pausas

Os estudos comprovam: pausas frequentes no trabalho ajudam a restaurar o foco e a motivação, consolidar o aprendizado e aumentar a criatividade. 

Sendo assim, incorporar intervalos em sua programação diária é uma das maneiras mais eficazes de aumentar a produtividade, ainda mais se você precisar realizar algo importante fora do estado de foco e alerta.

Se sua meta é ter mais produtividade, a ciência diz que existem maneiras certas e erradas de fazer pausas. Pink estudou alguns tipos de pausas e as classificou em cinco categorias.

Micro pausas

  1. Regra 20-20-20: a cada 20 minutos, olhe para algo a 20 pés de distância (cerca de seis metros) por 20 segundos.
  2. Hidrate-se: mantenha uma garrafa de água pequena ao seu lado para que você tenha que se levantar em quando para reabastecê-la.
  3. Levante-se e alongue o corpo por 60 segundos.

Pausas com movimento

  1. Faça uma caminhada de cinco minutos a cada hora.
  2. Office yoga: adote alguns exercícios de alongamento que podem ser feitos no ambiente de trabalho ou no escritório.
  3. Flexões: não há um número certo de flexões a ser feito. Apenas pause seu trabalho e aproveite a sua energia.

Pausa na natureza

  1. Caminhe em um parque local ou leve seu cachorro para passear, se você tiver um.
  2. Saia de casa ou do escritório. Procure uma praça, parque ou qualquer local por perto onde haja árvores e bancos.

Pausa social

  1. Fale com alguém: pode ser um e-mail, uma ligação ou uma visita rápida. Use esse tempo para mostrar gratidão a alguém que o ajudou.
  2. Agende uma caminhada ou um café com um colega com quem você goste de conversar.

Pausas mentais 

  1. Medite: não precisa ser uma longa sessão. Apenas 3 minutos são suficientes.
  2. Respiração controlada por 45 segundos: respire fundo, expandindo sua barriga. Expire lentamente, e conte até cinco. Essa técnica melhora os níveis de estresse nos momentos de sobrecarga.

Passo 4: faça uma coisa de cada vez

Você pode acreditar que a capacidade de dividir sua atenção entre várias tarefas é uma maneira mais ágil de trabalhar, mas já é provado que ser multitarefas faz mais mal do que bem para sua produtividade.

Além de não proporcionar um desempenho tão bom quanto a concentração em apenas uma tarefa, fazer várias coisas de uma vez pode até ser prejudicial à sua saúde a longo prazo. 

Os pesquisadores descobriram que os multitarefas lutam para organizar seus pensamentos e filtrar informações sem importância. Assim, ser multitarefas também reduz a eficiência e o desempenho, porque seu cérebro foi projetado para se concentrar em apenas em uma coisa de cada vez.

Então, a partir de hoje, tenha como objetivo realizar apenas uma tarefa de cada vez, com dedicação exclusiva. Assim, você foca no que realmente importa e impede o desgaste desnecessário da sua mente.

Passo 5: conte com a gente!

Agora que você já sabe como criar um planejamento perfeito com a ajuda da ciência, conte com nosso aplicativo para colocar sua organização na prática. 

Você pode começar categorizando suas tarefas pelo nível de energia que requerem.

Se você descobriu que faz parte do grupo de pessoas mais produtivas antes do meio-dia, é recomendado que você mova as tarefas mais complexas do dia para manhã, seguindo o método “engula este sapo!”.

Não se esqueça de adicionar intervalos à sua programação do dia, para renovar seu foco. Crie uma atividade com o nome de “pausa” ou “tempo de desconexão” da mesma forma que faria com qualquer outra tarefa.

Você também pode escolher algum tipo de pausa que mostramos neste post (como passear com o cachorro, meditar ou passar algum tempo na natureza) e transformá-lo em uma tarefa nova para encaixá-la entre seus momentos de foco.

Por fim, execute uma tarefa por vez do seu planejamento. Para isso, você pode achar útil dividir as tarefas maiores em subtarefas, anotando as especificações de cada uma no espaço de notas no nosso app.

Viu só como criar um planejamento ideal pode ser fácil e simples? Se você gostou dessas dicas, assine a nossa newsletter e continue recebendo as atualizações dos nossos blog posts em seu e-mail. 

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