Blocos de tempo: como organizar sua rotina com essa técnica na prática

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Administrar a sua agenda de forma a conciliar a vida pessoal e profissional é uma tarefa desafiadora, principalmente para aqueles que tem muitas tarefas e responsabilidades para lidar no dia a dia. 

Se você não controlar sua programação, ela o controlará. Por isso é preciso poder contar com estratégias concretas para ajudar a manter o foco, em um mundo projetado para nos distrair. Neste contexto, a técnica dos blocos de tempo é uma prática que pode ser fundamental para programar todo o dia, a fim de gerenciar melhor o tempo e descobrir onde horas preciosas são desperdiçadas.

Neste post, você vai conhecer melhor essa maneira simples, porém eficaz, de retomar o controle do seu dia e sua rotina. 

O que é a técnica dos blocos de tempo?

Os blocos de tempo (ou time blocking) nada mais são do que um método de gerenciamento de tempo que pede que você divida seu dia em sessões, em vez de manter uma simples lista de tarefas. Cada sessão é dedicada a realizar uma tarefa específica (ou um grupo de sub tarefas). 

Sendo assim, você não vai simplesmente anotar uma série de atividades que fará conforme for possível. Em vez disso, a ideia é começar cada dia com uma programação concreta, que define exatamente o que será feito e quando.

Muitas atividades são padrão no nosso dia. Isso quer dizer que temos um bloco para sono, um bloco de higiene pessoal (que é o tempo gasto para tomar banho, se arrumar para ir ao trabalho e escovar os dentes), outro voltado para alimentação e mais um para deslocamento. O método do bloco de tempo consiste em reunir atividades de um mesmo contexto para que sejam realizadas de forma otimizada.

Não se trata de ser multitarefas, muito menos de conciliar os momentos de lazer com alguma forma de torná-lo “produtivo”. Sabemos que este modo de viver é arriscado porque você pode acabar sem tempo para repor as energias ou conseguir ter foco total no que está sendo realizado. Trata-se de ter clareza para entender como o seu tempo é gasto e pensar em formas de fazê-lo mais eficiente para alcançar seus objetivos diários.

“Uma semana de trabalho de 40 horas planejada com os blocos de tempo, eu estimo, pode ser mais produtiva do que uma semana de trabalho com mais de 60 horas, sem planejamento algum”.

Cal Newport, autor do livro “Trabalho Focado”

Uma vantagem desta técnica está no autoconhecimento que você terá com ela, pois será preciso conhecer a fundo as atividades que tomam o tempo do seu dia e a energia dedicada a cada uma delas. Uma vez que houver clareza sobre os blocos de tempo que compõem a rotina, montar o “quebra cabeça” será quase intuitivo e natural.  

Para quem a técnica dos blocos de tempo é indicada?

Embora não haja contraindicações para este método, ele pode ser particularmente útil para os seguintes grupos abaixo.

  • Pessoas que lidam com muitos projetos diferentes ao mesmo tempo.
  • Pessoas que passam muito tempo agindo de forma reativa, respondendo e-mails e mensagens.
  • Pessoas que são interrompidas com frequência.
  • Pessoas que têm uma rotina parecida durante toda a semana.
  • Pessoas que “desperdiçam” o dia com várias tarefas pequenas.
  • Pessoas que não veem o dia passar.
  • Pessoas com dificuldades de encontrar tempo e espaço para formular estratégias grandes ou de longo prazo.

Como tudo funciona na prática?

O ponto principal deste método consiste em elaborar sua lista de tarefas com antecedência, definindo prioridades. Por isso, dedicar um tempo a cada semana para esse planejamento é uma necessidade. Sendo assim, o primeiro passo é fazer um balanço do que está por vir e desenhar um esboço de seus blocos de tempo para cada dia.

Para isso, é preciso ter um entendimento de como o seu tempo é gasto durante o dia. É muito importante se auto observar por algumas semanas antes de aplicar o método, para ter clareza do caráter de cada bloco presente na rotina. Assim, é possível lidar com as interrupções que surgem naturalmente com o passar das horas.

No final de cada dia de trabalho, revise todas as atividades que você não concluiu – adicionando as novas que podem ter chegado – e ajuste seus blocos de tempo para o resto da semana.

Com o tempo definido em blocos antecipadamente na sua rotina, você não terá que fazer escolhas sobre o que focar, porque tudo que você precisa fazer é seguir sua programação. Se você ficar fora da tarefa ou se distrair, simplesmente olhe para seu planejamento e volte para a tarefa para a qual reservou tempo para executar.

Esta técnica tem algumas variações que podem ser interessantes de se considerar. Os blocos de tempo requerem que você reserve certos períodos para se concentrar em uma tarefa ou atividade específica. Um exemplo é reservar a parte da manhã para redigir um relatório profissional. 

Em contraste, também é possível impor um limite de tempo para se dedicar a uma determinada tarefa. Neste caso, o mesmo relatório profissional deveria ser redigido entre 8h e 10h da manhã, por exemplo. Esse “deadline” autoimposto te força a trabalhar com mais eficiência, já que o tempo para concluir a tarefa é limitado. 

No aplicativo da Setta, este recurso é facilmente implementado com o auxílio do nosso timer, que pode ser integrado a qualquer tarefa e emitir um sinal sonoro para avisar que o tempo que você determinou para executá-la já se passou.

Esta pode ser uma forma divertida de se desafiar e até mesmo gamificar sua produtividade.

Por que adotar a técnica dos blocos de tempo? 

Programar uma parte do tempo para trabalhar em um único projeto ou tarefa tem suas vantagens. Afinal, você concentra todos os seus recursos mentais em uma atividade só, em vez de difundir sua atenção entre várias tarefas. 

Quanto mais você se aprofunda no hábito de fazer apenas uma tarefa por vez, mais fácil é a manutenção do foco. Esta é a teoria defendida pela neurocientista Sandra Chapman, autora do livro “Make Your Brain Smarter: Increase Your Creativity, Energy and Focus” (ou “Faça o seu cérebro mais esperto: aumente sua criatividade, energia e foco”, em português). 

De acordo com ela, tentar realizar várias atividades de uma vez é um hábito que desgasta a mente e eleva os níveis de cortisol (o hormônio do estresse). Este, por sua vez, afeta a retenção de informações no cérebro. Por outro lado, focar a atenção em uma única tarefa ajuda a mente a entender que toda a atenção deve ser dedicada a aquele trabalho, beneficiando os seus resultados.

A técnica dos blocos de tempo não é apenas uma forma eficiente de perceber como o seu tempo é gasto no dia a dia. Ele também te força a definir prioridades e aproveitar mais cada momento (tanto de foco quanto de descanso) sem preocupações. Assim, você preserva a sua energia e saúde mental na hora de colocar seus planos em prática.

Agora que você já sabe qual método adotar, está na hora de pensar no meio que vai viabilizar todas as suas mudanças. Você já pensou em ter um planner? Com ele, você certamente terá mais facilidade ao dividir seu dia em blocos de tempo e reorganizar sua rotina. Leia nosso post e entenda melhor como essa ferramenta pode te ajudar!

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