App Setta e Google Agenda: é possível conciliar o uso?

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O lançamento do App da Setta em 2020 foi um dos nossos maiores motivos de orgulho. Embora ainda não tenhamos disponibilizado uma versão perfeita, trabalhamos todos os dias para, pouco a pouco, adicionar funcionalidades que sejam úteis para o dia a dia dos usuários e guiá-los rumo a uma rotina com mais produtividade e bem-estar.

Com base em pesquisas que fizemos com alguns de nossos usuários, descobrimos que muitos deles utilizam o Google Agenda diariamente para se lembrar de compromissos como calls e reuniões, especialmente em virtude do home office, que foi adotado em massa desde março de 2020

A facilidade de integração deste tipo de planejador com o Gmail e sua utilização por um grande número de empresas no Brasil tornou o uso do Google Agenda praticamente indispensável para muitos profissionais. Por isso, é difícil abrir mão dele na hora de colocar as tarefas em ordem.

Se este é o seu caso, preparamos algumas dicas para conciliar esses dois planejadores e otimizar ainda mais a sua experiência com o App Setta. Confira!

Recomendações de uso (Setta)

No planner da Setta, é possível organizar as atividades do dia em períodos como manhã, tarde e noite. De forma resumida, você pode anotar todas as suas atividades e hábitos em forma de lista, registrá-los em uma pasta (inbox) e depois organizá-los de acordo com o dia e horário mais convenientes para você.

Caso você ainda não esteja habituado com o uso do aplicativo, acesse o nosso post para aprender os primeiros passos da jornada.

O conteúdo registrado no planner é pessoal e não será compartilhado com outras pessoas. 

Por isso, indicamos o uso do aplicativo Setta para a organização de tarefas internas, ou seja, que não representam compromissos com outras pessoas nem dependam necessariamente de algum horário agendado em outro estabelecimento. 

Você também pode (e deve) utilizar o aplicativo para se lembrar do seu autocuidado e bem-estar. Alguns exemplos de atividades que podem estar presentes no planner da Setta são:

  • Meditar.
  • Passear com o cachorro. 
  • Responder emails.
  • Faxinar a casa.
  • Ouvir um podcast.
  • Assistir a uma Ted Talk.
  • Ler um livro.
  • Fazer um curso online.
  • Exercitar-se.

Recomendações de uso (Google Agenda)

Diferente do aplicativo da Setta, o Google Agenda (ou Google Calendar) inclui um template web com horários e dias bem definidos. Nele, é possível, adicionar eventos e compromissos (individuais ou públicos) e compartilhar a sua programação com terceiros.

Isso significa que, para criar um compromisso, é preciso saber antecipadamente qual será sua data e horário.

Esta configuração faz do Google Agenda um forte candidato para as tarefas externas, ou seja: compromissos que o usuário tem com outras pessoas. Por este motivo, seu uso é feito em larga escala no âmbito profissional, no qual o estabelecimento de reuniões e datas de entrega para as atividades rotineiras são comuns.

Exemplos de compromissos que devem estar presentes no calendário:

  • Reuniões corporativas.
  • Atendimentos a clientes com hora marcada.
  • Consultas médicas.
  • Aulas presenciais.
  • Chamadas de vídeo (calls).
  • Sessões de terapia.
  • Entrega de relatórios/apresentações/propostas profissionais.

Como conciliar o uso de forma eficaz

A melhor maneira de usar o app Setta com o Google agenda é por meio da metodologia de Blocos de Tempo (ou Time Blocking), usada por personalidades como Elon Musk e Bill Gates.

Trata-se de da criação de intervalos de tempo com horários bem definidos em seus dias. Cada um deles tem uma ou várias tarefas de uma mesma categoria para você se concentrar. 

Assim, cada tipo de atividade se encaixa em seu próprio bloco, e aquele período fica “bloqueado” em seu calendário para que você não faça mais nada além daquilo que foi proposto.É um método parecido com o que o Google Calendar já adota.

Normalmente, já temos os nossos compromissos “bloqueados” em nossos calendários, principalmente quando eles também envolvem o tempo de outras pessoas. Afinal, você dificilmente marcaria uma outra atividade para ser realizada próxima ao horário de uma consulta médica, certo?

O problema é que a maioria das pessoas começa a se perder com as tarefas internas, que devem ser organizadas no intervalos entre esses compromissos. E aí que entra a procrastinação e a falta de foco, que acompanham as dificuldades de planejamento.

Aqui na Setta, sabemos que muitas atividades internas podem ser primordiais para seu bem-estar, sua carreira e seu futuro (como a execução de projetos pessoais, hábitos e possibilidades de exercitar a criatividade). Por isso, a missão do nosso planner é facilitar a organização dessas tarefas em seu dia a dia. 

Uma dica para isso é bloquear o tempo que você tem em seu planner para executar as tarefas internas, da mesma forma com a qual você reserva o seu tempo para encaixar as tarefas externas em seu calendário.

Isso quer dizer que, depois que você listar suas prioridades e tarefas no Google Calendar, você pode reservar um ou mais horários no seu dia para consultar o app Setta e executar, com foco, as atividades internas presentes por lá.

Fluxo de uso

Para colocar nossas recomendações em prática, siga este passo a passo:
1. Organize seus compromissos externos no Google Agenda.

2. Verifique os intervalos de tempo disponíveis entre eles.

3. Defina blocos de tempo destinados ao foco extremo para encaixar nestes intervalos (esses períodos não precisam ter a mesma duração, estabelecidos entre 25 min a 2 horas).

4. Nomeie os períodos recém-criados com o nome da Setta, para se lembrar de checar o aplicativo sempre que o horário chegar.

5. No momento certo, dedique-se exclusivamente à execução das tarefas presentes no seu planner da Setta.  

Observações

Seja flexível. É possível que os horários de suas reuniões, chamadas, atendimentos e outros compromissos externos mudem, e com isso, você também terá que replanejar e mover seus períodos de foco. É importante ter em mente que você deve mandar no seu planejamento e não o contrário.

Por fim, entenda este artigo como uma série de sugestões. Sinta-se livre para fazer testes e reorganizar a sua agenda da forma que descobrir mais eficaz para a sua produtividade e sua rotina. 

Agora que você já sabe como usar nosso aplicativo de forma mais inteligente, não se esqueça: a nossa versão disponível na Google Play Store e Apple Store são gratuitas por tempo limitado! Se você ainda não baixou o app da Setta, aproveite para começar a sua jornada ainda hoje!

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